Немного о P3.express

В современном мире управление проектами стало неотъемлемой частью успешной реализации задач в любой сфере. Однако многие методики управления проектами, такие как PRINCE2, PMBOK или даже Agile, могут быть слишком сложными и громоздкими для небольших команд или проектов с ограниченными ресурсами. Именно для таких случаев была разработана P3.express — минималистичная система , которая предлагает простой и эффективный подход к управлению проектами, без лишней бюрократии.

В этой статье мы рассмотрим, что такое P3.express, как она появилась, на каких принципах основана и в каких случаях ее стоит применять. Также мы затронем ее упрощённую версию — micro.P3.express, поговорим о сертификации и сделаем выводы о ее полезности.

Статья будет полезна для ознакомления с методикой. Возможно, после ее прочтения вам захочется погрузиться в эту тему глубже, изучить и начать внедрять систему в свои проекты.

О P3.express

P3.express— это минималистичная и гибкая методика управления проектами, разработанная в Европе и впервые опубликованная в 2016 году. Ее задача — помочь менеджерам проекта выстроить четкую структуру в процессах.

Идея P3.express возникла из необходимости упростить сложные методики управления проектами, чтобы их могли использовать даже небольшие команды или начинающие менеджеры проектов. В результате была создана система, которая сочетает в себе минимализм и практичность, что делает ее доступной для широкого круга пользователей.

В настоящее время методика постоянно развивается: так, проект второй версии P3.express был опубликован для сбора комментариев в марте 2021 года, а итоговая версия была опубликована уже в мае 2021 года.

Принципы NUPP (Nearly Universal Principles of Projects)

NUPP— это набор практически универсальных принципов проектов: тех, которым необходимо следовать во всех проектах, независимо от используемых методологий и подходов, чтобы добиться максимального успеха.

Каждая из известных методологий по управлению проектами в той или иной степени опирается на некоторые из NUP (почти универсальные принципы). NUP всего 6. Ниже кратко расскажем о каждом из них.

NUP1: выбирайте результаты и истину, а не привязанности. У нас есть естественное стремление принадлежать к группам. Эта тенденция иногда создает прочные связи и создает проблемы.

Из-за этих связей мы теряем гораздо больше, чем приобретаем. Мы можем стать более профессиональными и эффективными экспертами, если не будем ограничивать нашу идентичность и предпочтения определенными группами.

NUP2: береги и оптимизируй энергию и ресурсы. Ресурсы, доступные для проекта, ограничены. Ограничена и умственная энергия, необходимая для принятия правильных решений. Вы должны беречь и оптимизировать этот ресурс для себя и для проекта, и помогать другим членам команды делать то же самое.

NUP3: всегда будь проактивен. Мы склонны быть реактивными, а не проактивными. Это может помочь сохранить нашу энергию при решении второстепенных задач или может дать нам лучшие результаты, когда мы имеем дело с чем-то, в чем мы совершенно некомпетентны. Однако такие ситуации отличаются от того, что нужно в наших проектах. В работе над проектами мы можем достичь большего, если будем действовать проактивно.

NUP4: помни, что прочность цепи определяется по самому слабому звену. Проекты состоят из различных доменов, и все они требуют внимания; у нас должна быть целостная картина проекта. Недостаточно обратить внимание на, казалось бы, самый важный домен (например, сроки), потому что все домены взаимосвязаны и не работают должным образом без достаточного внимания.

NUP5: не делай ничего без четкой цели.Если у вас нет ясной цели и вы делаете что-то только потому, что это делают все остальные или все говорят, что это важно, то:

• возможно, это не принесет реальной пользы именно вам, и в итоге вы ничего не получите;
• или это все же может быть полезным, но из-за отсутствия четкой цели вы можете сделать это так, что потенциальная польза так и не реализуется.

Проще говоря: всегда задавайся вопросом «зачем?», перед тем как что-то делать. Это поможет избежать бессмысленных действий и сосредоточиться на том, что действительно важно для тебя.

NUP6: используй воспроизводимые элементы. Нестандартный подход к проекту требует слишком много энергии и ресурсов и всегда сопряжен с риском упустить некоторые необходимые элементы. Лучший способ упростить то, что должно быть сделано, — это использовать повторяющиеся элементы, и предпочтительно использовать их в повторяемых циклах.

Более подробно о принципах NUPP можно почитать по ссылке.

Из чего же состоит P3.express?

P3.express — это минималистичная система управления проектами, которая состоит из 33 шагов, разделенных на 7 этапов. Она охватывает все ключевые аспекты управления проектами, начиная с инициации и заканчивая закрытием проекта и анализа работы после его завершения.

Основные этапы и шаги в P3.express

1. Запуск проекта (А). Этап состоит из шагов:

• A01. - Назначить спонсора
• А02. - Назначить менеджера проекта
• А03. - Назначить ключевых членов команды
• А04. - Описать проект
• А05. - Определить ожидаемые результаты
• А06. - Определить риски и запланировать меры реагирования на риски
• А07. - Провести ревью запуска проекта
• А08. - Решить Go/No-Go
• А09. - Провести стартовую встречу проекта
• А10. - Направить фокусированную коммуникацию

2. Планирование цикла (В). Этап состоит из шагов:

• В01. - Обновить или детализировать планы
• В02. - Провести ежемесячное ревью
• В03. - Решить Go/No-Go
• В04. - Провести стартовую встречу цикла
• В05. - Направить фокусированную коммуникацию

3. Еженедельные действия (С). Этап состоит из шагов:

• С01. - Оценить и зафиксировать прогресс
• С02. - Реагировать на отклонения
• С03. - Провести еженедельную встречу
• С04. - Направить фокусированную коммуникацию

4. Ежедневные действия (D). Этап состоит из шагов:

• D01. - Управлять рисками, проблемами и запросами на изменения
• D02. - Принять результаты работы

5. Закрытие цикла (E). Этап состоит из шагов:

• Е01. - Оценить удовлетворенность стейкхолдеров
• Е02. - Извлечь уроки и запланировать улучшения
• Е03. - Направить фокусированную коммуникацию

6. Закрытие проекта (F). Этап состоит из шагов:

• F01. - Передать продукт
• F02. - Оценить удовлетворенность стейкхолдеров
• F03. - Сделать ревью этапа закрытия
• F04. - Заархивировать проектную документацию
• F05. - Отметить окончание проекта!
• F06. - Направить фокусированную коммуникацию

7. После проекта (G). Этап состоит из шагов:

• G01. - Оценить полученные выгоды
• G02. - Сгенерировать новые идеи
• G03. - Направить фокусированную коммуникацию

Рис.1 P3.express

Команда и роли в P3.express

• За действия по управлению проектом отвечает команда управления проектом, которая состоит из одного или более участников, в зависимости от размера и сложности проекта.
• Менеджер проекта возглавляет эту команду и несет ответственность за реализацию шагов.
• Он отчитывается внешнему менеджеру проекта со стороны заказчика (если такой есть) так же как и внутреннему спонсору.
• Внутренний спонсор является старшим менеджером и отвечает за финальный результат проекта, его финансирование, выделение ресурсов и так далее.
• В проекте может быть одна команда разработки или больше. 
• Каждая внутренняя команда разработки, состоящая из сотрудников вашей организации, возглавляется тимлидом, который отчитывается функциональному менеджеру (если такой есть) и менеджеру проекта.
• Каждая внешняя команда разработки (подрядчики) возглавляется менеджером проекта со стороны подрядчика, этот менеджер отчитывается своим внутренним менеджерам и менеджеру проекта.

Документы в P3.express

В P3.express используются следующие документы:

• резюме проекта,
• карта результатов,
• реестр последующих действий,
• реестр «Здоровье проекта».

Шаблоны документов можно скачать с сайта P3.express.

Эти шаблоны можно использовать в исходном виде или как основу для создания вашей собственной версии.

Micro.P3.express

Для тех, кому даже P3.express кажется слишком сложной, существует упрощенная версия — micro.P3.express. Эта версия состоит всего из 6 этапов и 27 шагов, что делает ее еще более доступной для небольших проектов или команд, которые только начинают свой путь в управлении проектами.

Основные отличия micro.P3.express от P3.express:

• меньше этапов и шагов
• акцент на ключевых аспектах управления проектами
• подходит для проектов с минимальными ресурсами и небольшими сроками.

Основные этапы и шаги в micro.P3.express

1. Запуск проекта (А). Этап состоит из шагов:

• A01. - Определить лиц, принимающих верхнеуровневые решения
• А02. - Определить и распределить шляпы (зоны ответственности)
• А03. - Выбрать инструменты и создать репозиторий проекта
• А04. - Сформировать общее понимание
• А05. - Провести ревью запуска проекта
• А06. - Решить Go/No-Go
• А07. - Направить фокусированную коммуникацию

2. Планирование недели (С). Этап состоит из шагов:

• С01. - Обновить и детализировать общее понимание
• С02. - Провести ревью планирования недели
• С03. - Решить Go/No-Go
• С04. - Направить фокусированную коммуникацию

3. Ежедневные действия (D). Этап состоит из шагов:

• D01. - Управлять последующими действиями
• D02. - Закрыть результаты работ

4. Закрытие недели (E). Этап состоит из шагов:

• Е01. - Оценить и зафиксировать прогресс
• Е02. - Оценить удовлетворенность стейкхолдеров
• Е03. - Извлечь уроки и запланировать улучшения
• Е04. - Рассмотреть перераспределение шляп на следующую неделю

5. Закрытие проекта (F). Этап состоит из шагов:

• F01. - Перепроверить и передать финальный результат
• F02. - Оценить удовлетворенность стейкхолдеров
• F03. - Провести ревью этапа закрытия
• F04. - Рассмотреть перераспределение шляп на этап «После проекта»
• F05. - Заархивировать проектную документацию
• F06. - Отметить окончание проекта!
• F07. - Направить фокусированную коммуникацию

6. После проекта (G). Этап состоит из шагов:

• G01. - Оценить полученные выгоды
• G02. - Сгенерировать новые идеи
• G03. - Направить фокусированную коммуникацию

Рис2. Micro.P3.express

Команда и роли в micro.P3.express

Если организация не больше команды проекта, то вся команда проекта (или ее часть) будет нести ответственность за принимаемые высокоуровневые решения. Каждому участнику проекта должно быть понятно, кто именно отвечает за принятие решений.

Если организация больше команды проекта, то спонсором проекта, который отвечает за принятие высокоуровневых решений и обеспечение проекта ресурсами, назначается человек, наделенный высокими организационными полномочиями, при этом не входящий в число обычных членов команды проекта. Если для принятия ключевых решений требуется несколько человек, то ответственность за организацию этого несет именно спонсор. Члены команды будут работать только со спонсором, а не со всеми лицами, принимающими решения.

Как правило, четких ролей в проекте нет. Вместо этого выделяется четыре класса вопросов и члены команды распределяются для решения вопросов того или иного класса.

Вопросы бывают такими:

1. Вопросы, связанные с рабочими процессами, координацией, фасилитацией, решением проблем и так далее.
2. Вопросы, связанные с окупаемостью инвестиций и альтернативными издержками (издержками упущенной выгоды).
3. Вопросы, связанные с жизнеспособностью результатов проекта, применяемых стандартов и так далее.
4. Вопросы, связанные с потребностями и ожиданиями заказчика и конечных пользователей.

Micro.P3.express идеально подходит для тех, кто хочет быстро освоить основы управления проектами без необходимости глубокого погружения в сложные методики.

Применение P3.express

P3.express может быть применена в самых разных проектах, начиная с небольших стартапов и заканчивая крупными корпоративными инициативами. Однако она особенно полезна в следующих случаях:

• Небольшие команды. P3.express идеально подходит для команд, у которых нет времени или ресурсов для внедрения сложных методик.
• Проекты с ограниченным бюджетом. Минималистичный подход позволяет сократить издержки на управление проектом.
• Начинающие менеджеры проектов. Простота системы делает ее доступной для тех, кто только начинает свой путь в управлении проектами.

Однако P3.express может быть менее эффективной в очень крупных или сложных проектах, где требуется более детализированное управление и контроль.

Сертификация P3.express

Сертификация по P3.express доступна для всех, кто хочет подтвердить свои знания и навыки в использовании этой системы. Сертификация включает в себя экзамен, который проверяет понимание принципов и этапов P3.express.

На начало 2025 года стоимость сертификации составляет около 20–30 тысяч рублей.

Вывод

P3.express — это уникальная система управления проектами, которая сочетает в себе простоту и эффективность. Она идеально подходит для команды L-TECH и наших проектов. Благодаря своей минималистичной структуре, P3.express позволяет нам сосредоточиться на ключевых аспектах управления проектами, не перегружая команду лишней бюрократией.

Если вы ищете простую, но эффективную систему управления проектами, P3.express — это отличный выбор. А если вам нужно что-то еще более простое, вы всегда можете обратиться к micro.P3.express.